Chất lượng một buổi nhìn lại phụ thuộc phần lớn vào câu hỏi. Câu hỏi tốt là câu mở, cụ thể, hướng tới hành động và hợp với độ dài của nhịp: buổi mười phút cuối ngày cần câu khác hẳn buổi nửa ngày cuối năm. Bài này cho bạn một bộ câu hỏi chia theo bốn nhịp để chọn dùng, kèm những câu nên tránh và cách viết lại chúng.
Đừng cố trả lời hết. Mỗi buổi chỉ cần ba đến năm câu. Phần cuối bài hướng dẫn cách xoay vòng, để sau vài tháng bạn không thấy mình chép lại cùng một câu trả lời như trả bài.
Câu hỏi tốt cho việc nhìn lại trông như thế nào
Mở chứ không đóng. Câu hỏi có – không như "hôm nay mình có làm tốt không" kết thúc cuộc suy nghĩ chỉ bằng một chữ. Câu mở như "hôm nay việc gì diễn ra tốt hơn mình nghĩ" buộc bạn phải tìm dẫn chứng.
Cụ thể về thời gian và đối tượng. "Tuần này mình đã học được gì" khó trả lời hơn "trong cuộc họp thứ Ba, điều gì mình mong đã nói khác đi". Câu hỏi càng cụ thể, câu trả lời càng ít chung chung.
Ưu tiên "cái gì" và "thế nào" hơn "tại sao". Nhà tâm lý học tổ chức Tasha Eurich, trong cuốn Insight (2017), lập luận rằng câu hỏi "tại sao mình lại thế" dễ dẫn tới những lời giải thích tự bào chữa hoặc tự trách, còn câu hỏi "điều gì khiến mình phản ứng như vậy" và "lần sau mình có thể làm gì" hướng tới hành động hơn. Đây là lập luận dựa trên nghiên cứu và quan sát của tác giả, nên dùng như kim chỉ nam, không phải luật cấm hỏi "tại sao".
Có một câu nhìn về phía trước. Mỗi buổi nhìn lại nên kết thúc bằng ít nhất một câu hỏi "từ giờ thì sao". Thiếu câu này, buổi nhìn lại chỉ là hồi tưởng.
Trả lời được bằng dẫn chứng. Câu hỏi tốt khiến bạn phải lật lại lịch, tin nhắn hay ghi chú để trả lời, thay vì chỉ dựa vào cảm giác lúc này. Nếu một câu luôn trả lời được ngay mà không cần nhớ lại sự việc nào, nhiều khả năng nó đang hỏi về tâm trạng chung chứ không về điều đã xảy ra.
Hợp với độ dài của nhịp. Câu hỏi về ý nghĩa cuộc đời không có chỗ trong mười phút cuối ngày; câu hỏi về việc cụ thể sáng nay không đáng tốn thời gian của buổi tổng kết năm. Đặt sai nhịp là lý do phổ biến khiến người ta thấy nhìn lại "vô ích".
Câu hỏi cho nhịp ngày: ngắn, cụ thể, xong trong mười phút
Chọn hai ba câu mỗi tối. Các câu dưới đây hỏi về những điều vừa xảy ra trong vài giờ qua, không đòi hỏi nhìn xa. Câu trả lời lý tưởng chỉ dài một hai dòng và có ít nhất một chi tiết cụ thể như giờ giấc, tên người hay tên việc.
- Việc nào hôm nay mình làm xong mà thấy hài lòng nhất, và điều gì giúp nó suôn sẻ?
- Lúc nào trong ngày mình thấy mất năng lượng nhất, lúc đó đang làm gì?
- Có câu nào mình đã nói ra mà giờ muốn nói khác đi?
- Ai đã giúp mình hôm nay, dù là việc nhỏ?
- Việc gì mình định làm nhưng đã không làm, và nó nên được chuyển đi đâu?
- Nếu ngày mai gặp lại đúng tình huống khó nhất hôm nay, mình sẽ làm gì đầu tiên?
- Hôm nay mình đã học hay để ý thấy điều gì mới?
- Việc quan trọng nhất cho buổi sáng mai là gì?
Câu "ai đã giúp mình" nghe nhẹ nhàng nhưng có tác dụng ngầm: nó kéo sự chú ý ra khỏi bản thân và nhắc rằng ngày của bạn được nhiều người góp vào.
Câu hỏi cho nhịp tuần: thấy khuôn mẫu, sắp lại ưu tiên
Nhịp tuần đủ dài để đặt nhiều ngày cạnh nhau. Câu hỏi nên kéo bạn tìm những gì lặp lại thay vì kể lại từng ngày. Trả lời tốt nhất khi mở sẵn lịch tuần và ghi chú cuối ngày bên cạnh.
- Ba việc chính tuần trước: xong mấy việc, việc nào bị đẩy, vì đâu?
- Có tình huống nào lặp lại từ hai lần trở lên trong tuần không?
- Thời gian của mình tuần này đi đâu nhiều nhất, và điều đó có khớp với ưu tiên không?
- Mình đã nhận lời việc gì mà đáng ra nên từ chối?
- Tuần này mình đã có thời gian nào thật sự nghỉ ngơi chưa?
- Có ai mình cần liên lạc, cảm ơn hay giải thích trước khi chuyện nguội đi?
- Một thay đổi nhỏ nào đáng thử cho tuần tới?
- Nếu tuần tới chỉ làm xong một việc, việc đó là gì?
Câu "đã nhận lời việc gì đáng ra nên từ chối" thường cho câu trả lời giá trị nhất của buổi nhìn lại tuần, vì phần lớn sự quá tải bắt đầu từ những lời đồng ý dễ dãi.
Câu hỏi cho nhịp tháng và quý: xu hướng và hướng đi
Ở nhịp dài hơn, câu hỏi chuyển từ "việc gì" sang "đang đi về đâu". Những câu sau dùng được cho cả buổi cuối tháng lẫn cuối quý, chỉ cần đổi khung thời gian.
- So với tháng trước, mảng nào trong đời mình đang tốt lên, mảng nào đang tụt xuống?
- Thử nghiệm tháng này cho kết quả gì, giữ hay bỏ?
- Mục tiêu nào mình vẫn nhắc mà thực ra đã lâu không làm gì cho nó?
- Nếu một người bạn xem lịch tháng này của mình, họ sẽ đoán mình coi trọng điều gì?
- Mình đã dành thời gian cho những người quan trọng chưa, hay chỉ cho những người gần nhất?
- Điều gì đang ngốn năng lượng mà mình chưa gọi tên?
- Có quyết định nào mình đang trì hoãn, và trì hoãn thêm thì cái giá là gì?
- Quý tới, một điều mình muốn bắt đầu và một điều muốn dừng là gì?
Câu "nếu người khác xem lịch của mình" mượn góc nhìn bên ngoài để đối chiếu giữa điều ta nói là quan trọng và điều ta thực sự dành thời gian. Khoảng cách giữa hai thứ đó là đề tài tốt nhất cho buổi nhìn lại tháng.
Câu hỏi cho nhịp năm: con người mình đang trở thành
Câu hỏi cuối năm được phép rộng và sâu. Không cần trả lời hết trong một buổi; có thể mang theo vài câu trong một tuần, nghĩ trong lúc đi bộ hay đi xe, rồi mới viết. Những câu này hợp nhất khi đi sau phần dựng lại sự việc của cả năm, không phải thay cho nó.
- Năm nay mình đã thay đổi quan điểm về điều gì, và điều gì khiến mình đổi?
- Nếu năm nay là một chương sách, chương ấy nên có tên gì?
- Khoảnh khắc nào năm nay mình thấy đúng là mình nhất?
- Điều gì mình đã buông được, và điều gì vẫn đang níu giữ?
- Mình đã đối xử với chính mình thế nào lúc khó khăn?
- Mình muốn những người thân nhớ về năm nay của mình như thế nào?
- Thói quen nào năm nay đáng mang theo, thói quen nào nên để lại?
- Một năm nữa nhìn lại, mình mong đã dám làm điều gì?
Câu "đã đối xử với chính mình thế nào lúc khó khăn" không nhằm tự khen hay tự trách, mà giúp bạn nhận ra giọng nói bên trong mình khắt khe tới đâu. Nhiều người phát hiện họ tử tế với bạn bè hơn hẳn với chính mình.
Những câu hỏi nên tránh và cách viết lại
Có những câu nghe như phản tư nhưng thực ra mở đường cho nghĩ quẩn hoặc tự trách. Nhận ra và viết lại chúng là một kỹ năng đáng tập.
| Câu nên tránh | Vì sao dở | Viết lại thành |
|---|---|---|
| Tại sao lúc nào mình cũng thất bại? | Khái quát hoá từ vài sự việc, không có hướng ra | Lần gần nhất việc không thành, điều gì đã xảy ra và lần sau thử khác chỗ nào? |
| Mình có phải người tệ không? | Đánh giá con người thay vì hành vi | Hành động nào hôm nay mình không muốn lặp lại, và mình có thể sửa gì? |
| Giá mà mình đã làm khác thì sao? | Mắc kẹt ở quá khứ không đổi được | Từ chuyện này, mình rút ra điều gì cho lần tới? |
| Tại sao người ta đối xử với mình như vậy? | Đặt trọng tâm vào điều ngoài tầm kiểm soát | Trong tình huống đó, phần nào thuộc về mình và mình muốn phản ứng thế nào? |
| Mình đã làm đủ chưa? | Không có thước đo, câu trả lời luôn là chưa | Mình đã làm được những việc cụ thể nào cho mục tiêu này tuần qua? |
Nếu bạn nhận ra mình liên tục quay về những câu ở cột trái dù đã viết lại, và tâm trạng ngày càng nặng, đó có thể là dấu hiệu nên nói chuyện với chuyên gia tâm lý. Phản tư có ích khi nó dẫn tới hành động; khi nó chỉ làm bạn chìm sâu hơn, cần một người đồng hành có chuyên môn.
Xoay vòng câu hỏi để không trả lời như trả bài
Sau vài tuần dùng cùng một bộ câu, câu trả lời bắt đầu tự động: "ổn", "bình thường", "như mọi khi". Đó là dấu hiệu câu hỏi đã mòn. Không cần bỏ hẳn, chỉ cần xoay vòng.
Cách đơn giản nhất là giữ hai câu cố định làm xương sống, để còn so sánh được qua thời gian, và một câu thay đổi mỗi lần, rút từ bộ câu hỏi trên. Một số người viết mỗi câu lên một tấm thẻ, xáo lên và rút ngẫu nhiên một tấm mỗi tối. Yếu tố bất ngờ giúp đầu óc phải nghĩ thật thay vì đọc thuộc.
Cách thứ hai là đổi bộ câu hỏi theo mùa hoặc theo giai đoạn. Giai đoạn chuẩn bị chuyển việc, thêm câu về điều mình học được và người mình gặp. Giai đoạn chăm con nhỏ, thêm câu về sức khoẻ và giấc ngủ. Mùa cuối năm bận rộn, rút về hai câu ngắn nhất. Bộ câu hỏi nên phục vụ đời sống của bạn, không phải ngược lại.
Cuối cùng, nên để ý câu nào luôn cho câu trả lời giá trị và câu nào luôn bị bỏ trống. Sau ba tháng, loại những câu không bao giờ dùng tới và giữ lại những câu làm bạn dừng bút suy nghĩ. Dần dần bạn sẽ có một bộ câu hỏi của riêng mình, hợp với mình hơn bất kỳ danh sách nào.
Câu hỏi thường gặp
Nên trả lời câu hỏi nhìn lại bằng cách viết hay chỉ nghĩ trong đầu?
Viết ra thường tốt hơn, vì viết buộc ý nghĩ phải thành câu rõ ràng, và để lại dấu vết cho lần đọc lại. Nghĩ trong đầu dễ trôi sang chuyện khác hoặc quay vòng. Nếu không tiện viết, nói thành tiếng vào máy ghi âm khi đi bộ cũng là một cách tốt.
Có nên dùng câu hỏi của người khác hay tự đặt câu hỏi riêng?
Bắt đầu bằng bộ câu hỏi có sẵn là hợp lý vì bạn chưa biết câu nào hợp với mình. Sau vài tháng, giữ lại những câu thật sự giúp bạn nghĩ, sửa chữ cho gần với cách nói của mình, và thêm câu riêng cho những mảng mà bộ chung không chạm tới.
Câu hỏi "tại sao" có bao giờ hữu ích không?
Có, khi bạn hỏi về một quyết định hay một hệ thống chứ không về bản thân mình. "Tại sao dự án trễ" là câu tốt nếu dẫn tới tìm nguyên nhân. Vấn đề nằm ở câu "tại sao mình lại như thế", vốn dễ dẫn tới những lời giải thích chung chung về tính cách hơn là điều có thể thay đổi.
Có thể dùng các câu hỏi này với nhóm làm việc không?
Một số câu nhịp tuần dùng được cho buổi nhìn lại của nhóm nhỏ, như việc gì lặp lại, mình đã nhận việc gì không nên nhận. Nhưng nhìn lại tập thể cần cách điều phối riêng để mọi người dám nói thật. Bộ câu hỏi trong bài chủ yếu dành cho cá nhân.
Trả lời câu hỏi mà thấy buồn hơn thì có nên dừng không?
Một chút khó chịu khi nhìn thẳng vào điều chưa tốt là bình thường. Nhưng nếu sau buổi nhìn lại bạn thường xuyên thấy nặng nề hơn hẳn, hãy chuyển sang những câu hướng về phía trước, rút ngắn thời gian, và chia sẻ với người tin cậy. Nếu nỗi buồn kéo dài, hãy tìm tới chuyên gia.
Có cần trả lời mọi câu bằng văn viết dài không?
Không cần. Nhiều câu trả lời tốt chỉ dài một dòng. Điều quan trọng là câu trả lời cụ thể, có sự việc, có tên người, có thời điểm. Một dòng cụ thể có giá trị hơn một trang văn chung chung khi bạn đọc lại sau ba tháng.