Để rút kinh nghiệm sau một cuộc đàm phán, bạn làm ba việc: ghi lại diễn biến ngay sau buổi gặp khi trí nhớ còn tươi, so sánh với bản chuẩn bị để thấy chỗ nào đúng dự tính, chỗ nào bất ngờ, và đánh giá cách mình đã làm tách khỏi kết quả đạt được. Ba việc này mất khoảng nửa giờ nhưng là nguồn học đàm phán sát thực tế nhất mà bạn có.
Phần lớn người đi làm đàm phán rất nhiều — giá với nhà cung cấp, lương khi nhận việc, tiến độ với khách hàng, phân việc với đồng nghiệp — nhưng gần như không bao giờ nhìn lại một cách có hệ thống. Họ nhớ cảm giác "được" hay "thua", rồi chuyển sang việc khác. Sau mười năm, họ có mười năm kinh nghiệm, hoặc một năm kinh nghiệm lặp lại mười lần.
Bài này đưa ra một khung nhìn lại dùng được cho cả cuộc thương lượng lớn lẫn những trao đổi nhỏ hằng ngày.
Vì sao người đàm phán ít khi nhìn lại
Lý do đầu tiên là cảm xúc. Một cuộc đàm phán căng thẳng để lại hoặc cảm giác nhẹ nhõm, hoặc cảm giác bực bội. Khi nhẹ nhõm, người ta không muốn mổ xẻ; khi bực bội, người ta muốn quên đi hoặc kể lại theo cách đổ cho phía bên kia khó tính. Cả hai đều ngăn việc học.
Lý do thứ hai là đánh giá theo kết quả. Đạt được giá mong muốn thì coi là đàm phán giỏi, không đạt thì coi là kém. Nhưng kết quả phụ thuộc rất nhiều vào những thứ ngoài tầm tay: thị trường, sức ép của phía bên kia, một đối thủ vừa chào giá thấp hơn. Bạn có thể đàm phán tốt mà vẫn không đạt, hoặc đàm phán vụng mà vẫn đạt vì may.
Lý do thứ ba là không có phản hồi. Khác với một bài thuyết trình có người nghe nhận xét, trong đàm phán phía bên kia không bao giờ nói cho bạn biết họ đã sẵn sàng nhượng tới đâu. Bạn không biết mình đã bỏ lại bao nhiêu trên bàn. Chính vì thiếu phản hồi tự nhiên, bạn phải tự tạo phản hồi bằng cách nhìn lại có cấu trúc.
Ghi gì trong ba mươi phút đầu sau buổi gặp
Ngay khi ra khỏi phòng, trước khi mở điện thoại xem tin nhắn khác, ghi nhanh những điều sau. Đừng cố viết đẹp, gạch ý là đủ:
- Kết quả cụ thể: đã thống nhất gì, còn treo gì, bước tiếp theo là gì và ai làm.
- Các con số theo trình tự: ai đưa ra đề nghị đầu tiên, mức bao nhiêu, mỗi bên nhượng bao nhiêu và theo thứ tự nào. Đây là thứ quên nhanh nhất và quý nhất.
- Những câu đáng nhớ của phía bên kia: lý do họ đưa ra, mối lo họ để lộ, chỗ họ nhấn mạnh hoặc lảng tránh.
- Những câu đáng nhớ của chính bạn: lúc nào bạn nói nhiều quá, lúc nào bạn nhượng mà không đổi lấy gì, lúc nào bạn im lặng hiệu quả.
- Thông tin mới: những gì bạn biết thêm về nhu cầu, ràng buộc, người ra quyết định ở phía họ.
- Cảm giác của bạn: căng thẳng ở đoạn nào, có lúc nào bạn muốn kết thúc cho xong không. Cảm giác này giải thích nhiều nhượng bộ vội vàng.
Những ghi chép này là nguyên liệu. Việc phân tích có thể để vài giờ sau hoặc sang hôm sau, khi bạn đã bình tĩnh hơn — nhưng phần ghi thì phải làm ngay.
So bản chuẩn bị với diễn biến thực tế
Nếu trước buổi gặp bạn có chuẩn bị, dù chỉ vài dòng, đây là lúc đặt chúng cạnh nhau. Mỗi chỗ lệch là một câu hỏi để học.
| Đã chuẩn bị | Câu hỏi khi nhìn lại |
|---|---|
| Mục tiêu và mức chấp nhận tối thiểu | Kết quả nằm ở đâu so với hai mức này? Có lúc nào bạn suýt chấp nhận dưới mức tối thiểu không, và vì sao? |
| Phương án dự phòng nếu không thoả thuận được | Phương án đó có đủ mạnh để bạn tự tin không? Bạn có dùng đến nó trong lời nói không? |
| Dự đoán về nhu cầu phía bên kia | Dự đoán nào đúng, nào sai? Điều gì bạn hoàn toàn không lường trước? |
| Các điểm có thể trao đổi | Bạn có thật sự đem chúng ra trao đổi, hay chỉ mặc cả trên một con số duy nhất? |
| Câu hỏi định hỏi | Bạn đã hỏi được bao nhiêu? Câu nào bị quên hoặc ngại hỏi? |
| Kịch bản mở đầu | Ai mở lời về con số trước? Mức mở đầu có ảnh hưởng thế nào tới phần còn lại? |
Nếu bạn nhận ra mình không có gì để so vì không chuẩn bị, đó là bài học đầu tiên và quan trọng nhất. Lần sau, chỉ cần mười phút ghi ba dòng — mục tiêu, mức tối thiểu, phương án dự phòng — là đã có điểm mốc để nhìn lại.
Đọc lại chuỗi nhượng bộ
Bạn nhượng nhanh hay chậm? Nhượng nhiều ngay từ đầu thường khiến phía bên kia tin rằng còn nhiều chỗ để ép. Nhìn lại thứ tự các con số để xem độ lớn mỗi bước nhượng có giảm dần không — mức nhượng thu hẹp dần là tín hiệu cho thấy bạn đang chạm giới hạn.
Mỗi lần nhượng có đổi lấy gì không? Nhượng bộ không có điều kiện ("thôi được, giảm thêm") dạy phía bên kia rằng cứ đòi là được. Nhượng có điều kiện ("nếu anh chị thanh toán trước thì bên em giảm được phần này") giữ thế cân bằng.
Ai lấp khoảng lặng? Ghi chép thường cho thấy người ta nhượng thêm ngay sau một khoảng im lặng mà mình không chịu được. Nếu thấy mẫu này lặp lại, đó là kỹ năng cần tập cụ thể.
Có phải chỉ một biến số? Nếu toàn bộ cuộc đàm phán xoay quanh giá, có thể bạn đã bỏ qua những thứ khác có giá trị khác nhau với hai bên: thời hạn, khối lượng, điều kiện thanh toán, bảo hành.
Có nhượng vì mệt không? Những nhượng bộ ở cuối buổi dài, khi bạn muốn về, đáng xem lại kỹ. Nếu chúng lặp lại, lần sau hẹn nghỉ giữa chừng hoặc chia thành hai buổi.
Tách cách làm khỏi kết quả
Sau khi đã có ghi chép và phép so sánh, hãy chấm riêng hai thứ: kết quả (bạn đạt được gì) và quá trình (bạn đã làm tốt tới đâu những việc trong tầm tay mình). Quá trình gồm: chuẩn bị đủ chưa, hỏi đủ chưa, lắng nghe được gì, nhượng bộ có kỷ luật không, có giữ được quan hệ không.
Bốn tổ hợp đều có bài học riêng. Quá trình tốt, kết quả tốt: gọi tên điều đã làm tốt để lặp lại. Quá trình tốt, kết quả kém: có thể do hoàn cảnh, đừng vội đổi cách làm. Quá trình kém, kết quả tốt: nguy hiểm nhất, vì dễ tin rằng cách làm đó hiệu quả. Quá trình kém, kết quả kém: rõ ràng nhất, nhưng cần cụ thể hoá kém ở bước nào.
Ví dụ giả định: một trưởng nhóm mua hàng ở Bình Dương đạt được mức giá tốt hơn kỳ vọng với một nhà cung cấp bao bì. Nhìn lại ghi chép, chị nhận ra kết quả đến chủ yếu vì nhà cung cấp đang thừa hàng cuối quý, còn chị thì không hỏi được gì về năng lực sản xuất của họ — thông tin chị sẽ cần khi đơn hàng tăng gấp đôi vào năm sau. Kết quả tốt, nhưng bài học là về câu hỏi chưa hỏi.
Nhìn lại khi đàm phán theo nhóm và với đối tác lâu dài
Khi đàm phán theo nhóm, mỗi người thấy một phần của cuộc gặp: người ghi chép để ý con số, người dẫn chính để ý không khí, người hỗ trợ để ý phản ứng của từng người phía bên kia. Buổi nhìn lại nhóm ngay sau cuộc gặp nên để mỗi người nói điều mình quan sát trước khi bàn đánh giá. Đây cũng là lúc xem lại việc phân vai: có ai nói chen vào làm lộ thông tin không, tín hiệu giữa các thành viên có hiệu quả không.
Với đối tác lâu dài — nhà phân phối, khách hàng chiến lược — có thể cân nhắc một buổi nhìn lại chung sau khi ký, khi áp lực đã qua. Hai bên cùng trả lời: quá trình thương lượng có chỗ nào gây mất thời gian hay hiểu lầm không, lần gia hạn tới nên chuẩn bị khác đi ra sao. Không phải đối tác nào cũng sẵn lòng, nhưng khi làm được, đây là nguồn phản hồi hiếm có mà đàm phán thông thường không cho bạn.
Cuối cùng, gom các bản nhìn lại vào một nhật ký đàm phán. Sau mười cuộc, đọc lại một lượt, bạn sẽ thấy các mẫu lặp lại của chính mình — luôn nhượng ở phút cuối, luôn ngại hỏi về ngân sách của phía bên kia — rõ hơn bất cứ khoá học nào chỉ ra được.
Biến bài học thành bài tập cho cuộc đàm phán sau
Nhìn lại chỉ có giá trị khi nó thay đổi cách bạn chuẩn bị và hành xử lần tới. Cách chuyển bài học thành việc làm cụ thể:
- Chọn một, tối đa hai điều. Từ ghi chép, chọn điều có ảnh hưởng lớn nhất, ví dụ "nhượng bộ mà không đổi lấy gì". Đừng cố sửa mọi thứ cùng lúc.
- Viết thành hành vi quan sát được. Thay "đàm phán chắc tay hơn" bằng "mỗi lần nhượng, nói kèm một điều kiện". Hành vi cụ thể thì mới tập và kiểm được.
- Đưa vào bản chuẩn bị. Ở đầu tờ chuẩn bị cho cuộc sau, ghi dòng nhắc đó. Nhiều người đàm phán kinh nghiệm giữ một danh sách ngắn những lỗi quen của mình để đọc lại trước mỗi buổi gặp.
- Tập trước với người khác. Với cuộc quan trọng, nhờ một đồng nghiệp đóng vai phía bên kia trong mười lăm phút, tập riêng đúng tình huống bạn hay vấp, ví dụ lúc bị ép giá ở phút cuối.
- Kiểm lại ở lần nhìn lại sau. Câu hỏi đầu tiên của buổi nhìn lại kế tiếp: lần này mình có làm được điều đã định không? Nếu có, chọn điều tiếp theo; nếu không, tìm hiểu vì sao.
Vòng lặp nhỏ này — ghi, so, chọn một điều, tập, kiểm — là cách người đàm phán tiến bộ đều qua từng năm thay vì chỉ tích luỹ số cuộc gặp. Nó cũng giúp bạn bớt phụ thuộc vào cảm giác thắng thua sau mỗi buổi, vì bạn có thước đo riêng là mình đã làm tốt hơn lần trước ở điểm nào.
Câu hỏi thường gặp
Đàm phán nhỏ như mặc cả với đồng nghiệp có cần nhìn lại không?
Không cần ghi chép dài, nhưng một hai câu hỏi nhanh vẫn có ích: mình có nói rõ điều mình cần không, mình có hiểu điều người kia cần không. Những trao đổi nhỏ lặp lại hằng ngày chính là nơi thói quen đàm phán hình thành.
Làm sao biết mình đã bỏ lại bao nhiêu trên bàn?
Thường là không biết chắc. Nhưng có vài tín hiệu: phía bên kia đồng ý quá nhanh với đề nghị của bạn, hoặc sau này bạn biết họ ký với bên khác ở mức tốt hơn nhiều. Ghi lại các tín hiệu đó để điều chỉnh mức mở đầu lần sau.
Có nên hỏi phía bên kia nhận xét về cuộc đàm phán không?
Với đối tác lâu dài và sau khi đã ký kết, một câu hỏi nhẹ nhàng như "lần tới làm việc, bên mình nên chuẩn bị gì để nhanh hơn" thường được đón nhận. Đừng hỏi khi còn đang thương lượng, vì câu trả lời lúc đó là một nước đi chứ không phải nhận xét.
Nhìn lại cuộc đàm phán lương khi nhận việc thế nào?
Ghi lại mức bạn đưa ra, mức nhà tuyển dụng đưa ra, các yếu tố ngoài lương đã được bàn tới và cảm giác của bạn ở mỗi bước. Điều đáng xem nhất thường là bạn có đem các yếu tố như thời gian làm việc, đào tạo, lộ trình xét tăng lương vào bàn hay chỉ bàn một con số.
Nhìn lại nhiều quá có làm mất tự nhiên khi đàm phán không?
Lúc đầu có thể bạn thấy mình để ý quá nhiều đến hành vi của chính mình. Sau vài lần, những điều chỉnh trở thành phản xạ. Việc nhìn lại diễn ra sau cuộc gặp, không phải trong cuộc gặp, nên không cản trở sự tự nhiên khi đang trao đổi.