Tự rút kinh nghiệm sau một dự án là dành một khoảng thời gian riêng, thường từ ba mươi đến sáu mươi phút, để trả lời một bộ câu hỏi về kết quả công việc, kỹ năng của mình, các mối quan hệ làm việc và sức lực đã bỏ ra — rồi chọn một hai điều sẽ làm khác ở dự án sau. Bạn làm việc này cho chính mình, không phải để nộp cho ai.
Nhiều dự án kết thúc mà không có buổi nhìn lại chung nào: nhóm giải tán, mọi người chuyển sang việc mới, hoặc tổ chức đơn giản không có thói quen đó. Ngay cả khi có buổi họp chung, nó bàn về cách nhóm làm việc chứ hiếm khi đi vào cách bạn làm việc. Những bài học riêng của bạn — chỗ bạn vấp, chỗ bạn mạnh, điều làm bạn kiệt sức — chỉ có bạn mới nhìn lại được.
Donald Schön, trong The Reflective Practitioner (1983), gọi đây là phản tư sau hành động: nhìn lại một việc đã xong để hiểu mình đã làm gì và vì sao. Bài này biến ý tưởng đó thành một quy trình gọn.
Vì sao cần nhìn lại riêng, kể cả khi nhóm đã họp
Buổi nhìn lại chung có giới hạn tự nhiên. Nó tập trung vào quy trình và phối hợp, vì đó là điều nhóm cùng sửa được. Nó diễn ra trước mặt đồng nghiệp, nên ít ai nói thật về điểm yếu cá nhân, về chuyện mình đã ngại hỏi, đã chần chừ, hay đã làm quá sức vì không biết từ chối. Và nó không bàn đến những câu hỏi riêng như: dự án này có đưa mình đến gần hướng nghề nghiệp mình muốn không.
Nhìn lại riêng lấp đúng khoảng trống đó. Không có ai nghe, bạn được phép thành thật hoàn toàn. Không có áp lực thời gian, bạn có thể đi sâu vào một câu hỏi. Và bài học rút ra là của bạn, mang theo được sang công ty khác, vị trí khác.
Một lý do nữa: sau nhiều năm làm việc, người ta tích luỹ rất nhiều trải nghiệm nhưng không nhất thiết tích luỹ nhiều bài học. Trải nghiệm chỉ trở thành kinh nghiệm khi được nhìn lại. Hai người cùng làm năm năm có thể khác nhau rất xa, và một phần lớn khác biệt đến từ việc ai có thói quen dừng lại để hỏi "lần này mình học được gì".
Chọn thời điểm và hình thức
Không cần nghi thức cầu kỳ, nhưng vài lựa chọn nhỏ giúp buổi tự nhìn lại có chất lượng hơn:
- Thời điểm: trong vòng một hai tuần sau khi dự án kết thúc. Đủ xa để cảm xúc lắng xuống, đủ gần để còn nhớ chi tiết. Với dự án dài, nên làm thêm một lần ở giữa.
- Chỗ ngồi: nơi không bị gián đoạn, tốt nhất không phải bàn làm việc thường ngày — một quán cà phê yên tĩnh, một góc thư viện, một băng ghế công viên.
- Viết ra: viết tay hoặc gõ máy đều được, miễn là viết. Suy nghĩ trong đầu dễ chạy vòng tròn; viết buộc bạn hoàn thành một ý trước khi sang ý khác.
- Mang theo dữ kiện: lịch làm việc, email quan trọng, ghi chú trong dự án. Trí nhớ hay tô vẽ lại sự việc; dữ kiện kéo bạn về đúng những gì đã xảy ra.
- Giới hạn thời gian: ba mươi đến sáu mươi phút. Không giới hạn thì buổi nhìn lại dễ thành nghĩ ngợi miên man, không đi đến kết luận.
Một số người thích làm cùng một người bạn tin cậy, mỗi người nhìn lại dự án của mình rồi kể cho nhau nghe. Cách này thêm một góc nhìn mà vẫn giữ được sự riêng tư cần thiết.
Bộ câu hỏi theo bốn nhóm
Không cần trả lời hết. Chọn những câu chạm vào bạn nhất với dự án vừa qua, mỗi nhóm hai ba câu là đủ.
| Nhóm | Câu hỏi gợi ý |
|---|---|
| Kết quả công việc | Dự án đạt được gì so với mục tiêu ban đầu? Phần đóng góp nào của mình tạo khác biệt nhất? Phần nào mình làm mà thật ra không cần thiết? |
| Kỹ năng | Mình đã làm được điều gì mà trước dự án chưa làm được? Lúc nào mình thấy lúng túng nhất, vì thiếu kỹ năng gì? Kỹ năng nào mình có mà chưa dùng tới? |
| Quan hệ làm việc | Mình làm việc ăn ý nhất với ai, vì sao? Có cuộc trao đổi nào mình ước đã nói khác đi? Có ai mình nên cảm ơn mà chưa cảm ơn? |
| Sức lực và cảm nhận | Giai đoạn nào mình thấy hứng thú nhất, giai đoạn nào kiệt sức nhất? Mình đã nhận thêm việc nào lẽ ra nên từ chối? Dự án này có đưa mình gần hơn tới hướng mình muốn không? |
Nhóm cuối thường bị bỏ qua vì có vẻ "không chuyên nghiệp", nhưng lại là nhóm cho nhiều thông tin nhất về việc bạn nên nhận loại dự án nào và tránh loại nào. Một dự án thành công mà khiến bạn kiệt sức ba tháng là thông tin quan trọng không kém một dự án thất bại.
Tách điều trong tầm tay khỏi điều ngoài tầm tay
Liệt kê riêng hai cột. Một cột là những gì phụ thuộc vào bạn: cách bạn chuẩn bị, giao tiếp, sắp xếp thời gian. Cột kia là những gì không phụ thuộc vào bạn: thay đổi từ khách hàng, ngân sách bị cắt, đồng nghiệp nghỉ ốm.
Bài học chủ yếu nằm ở cột thứ nhất. Nhìn lại cột thứ hai để hiểu bối cảnh, không phải để tự trách cũng không phải để đổ cho hoàn cảnh. Tốn quá nhiều thời gian ở cột thứ hai là dấu hiệu buổi nhìn lại đang trượt sang than phiền.
Với điều ngoài tầm tay, hỏi một câu khác. Không phải "vì sao chuyện đó xảy ra" mà là "lần sau, khi chuyện tương tự xảy ra, mình có thể chuẩn bị gì". Khách hàng đổi yêu cầu không ngăn được, nhưng có thể thống nhất trước cách xử lý khi họ đổi.
Đánh giá quyết định theo thông tin lúc đó. Một lựa chọn có vẻ sai khi biết kết quả có thể hoàn toàn hợp lý với những gì bạn biết lúc quyết định. Câu hỏi đúng là: với thông tin đó, mình có quyết định khác không? Nếu không, đó không phải sai lầm.
Ghi cả điều mình làm tốt. Thói quen chỉ nhìn chỗ hỏng khiến buổi tự nhìn lại thành buổi tự phê bình. Gọi tên cụ thể điều làm tốt và vì sao nó tốt để lần sau làm lại có chủ đích.
Ví dụ giả định: nhìn lại sau một dự án ra mắt sản phẩm
Một chuyên viên marketing ở Đà Nẵng vừa xong dự án ra mắt dòng sản phẩm mới kéo dài bốn tháng. Công ty không tổ chức buổi nhìn lại. Chị dành một buổi sáng thứ Bảy:
- Gom dữ kiện: mở lại lịch bốn tháng, đánh dấu các mốc chính và những tuần làm thêm giờ nhiều nhất.
- Trả lời câu hỏi kết quả: sản phẩm ra mắt đúng hẹn, nhưng chị nhận ra một phần ba thời gian của mình dành cho việc làm lại tài liệu vì yêu cầu thay đổi liên tục.
- Trả lời câu hỏi kỹ năng: lần đầu chị điều phối làm việc với một đơn vị quay phim bên ngoài; chị học được cách viết yêu cầu rõ ràng hơn nhưng vẫn lúng túng khi phải từ chối đề xuất của họ.
- Trả lời câu hỏi sức lực: tháng thứ ba chị kiệt sức vì nhận thêm phần việc của một đồng nghiệp nghỉ phép mà không nói với quản lý về khối lượng.
- Tách hai cột: yêu cầu thay đổi là ngoài tầm tay; việc không chốt quy trình duyệt từ đầu và việc nhận thêm việc mà không thương lượng là trong tầm tay.
- Chọn hai điều cho dự án sau: đề nghị chốt người duyệt cuối cùng ngay tuần đầu; khi được giao thêm việc, nói rõ với quản lý việc nào sẽ phải lùi lại.
Hai điều này nhỏ, cụ thể và nằm trong tầm tay. Chị ghi chúng lên trang đầu cuốn sổ cho dự án tiếp theo để đọc lại khi bắt đầu.
Khi nhìn lại biến thành tự trách
Có một ranh giới mỏng giữa nhìn lại để học và nhìn lại để tự hành hạ. Dấu hiệu bạn đã vượt qua ranh giới đó: cùng một sự việc được nghĩ đi nghĩ lại mà không ra điều gì mới, câu hỏi chuyển từ "điều gì đã xảy ra" sang "sao mình tệ thế", và sau buổi nhìn lại bạn thấy nặng nề hơn thay vì rõ ràng hơn.
Khi nhận ra điều đó, hãy dừng lại và quay về các câu hỏi cụ thể: lần sau làm khác ở bước nào? Nếu không trả lời được, đặt tờ giấy xuống, đi bộ một vòng, hoặc kể lại sự việc cho một người tin cậy. Nói ra thành lời thường giúp một nỗi lo đang phình to trở về đúng kích thước của nó.
Nếu một dự án để lại cảm giác buồn bã, mất ngủ hay chán nản kéo dài nhiều tuần, hoặc bạn bắt đầu có những ý nghĩ làm hại bản thân, đó không còn là việc của một buổi tự nhìn lại. Hãy nói chuyện với người thân, và tìm tới chuyên gia tâm lý hoặc bác sĩ, hay các đường dây hỗ trợ sức khoẻ tinh thần đang hoạt động ở nơi bạn sống. Tìm hỗ trợ trong lúc ấy là một quyết định tỉnh táo, giống như việc bạn nhờ đồng nghiệp giỏi hơn khi gặp một vấn đề chuyên môn vượt khả năng của mình.
Bù điểm mù bằng một góc nhìn bên ngoài
Tự nhìn lại có một giới hạn tự nhiên: bạn chỉ thấy được những gì mình thấy. Cách bạn nói trong cuộc họp nghe ra sao với người khác, bạn có thật sự lắng nghe hay chỉ chờ đến lượt mình — những điều này thường người ngoài nhìn rõ hơn chính mình.
Bạn không cần một quy trình góp ý bài bản để bù vào chỗ đó. Sau khi tự trả lời các câu hỏi, chọn một hai điều bạn chưa chắc và hỏi một đồng nghiệp đã làm cùng dự án. Câu hỏi càng cụ thể càng dễ nhận câu trả lời thật: thay vì "bạn thấy mình làm thế nào", hỏi "trong buổi làm việc với khách tuần thứ ba, bạn thấy phần mình trình bày có rõ không, có chỗ nào khách có vẻ chưa hiểu".
Khi nghe câu trả lời, chỉ cần cảm ơn và ghi lại, chưa vội giải thích hay bào chữa. Đặt nó cạnh những gì bạn tự viết: chỗ nào hai góc nhìn khớp nhau, chỗ nào lệch. Chỗ lệch là nơi đáng suy nghĩ nhất, vì đó là điều bạn sẽ không bao giờ tự phát hiện nếu chỉ nhìn lại một mình.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chia sẻ kết quả tự nhìn lại với quản lý không?
Không bắt buộc. Nhưng chia sẻ một phần, ví dụ những kỹ năng muốn phát triển hoặc loại dự án muốn nhận, có thể giúp quản lý giao việc phù hợp hơn. Những phần riêng tư như cảm xúc hay quan hệ với đồng nghiệp thì bạn tự quyết có nói hay không.
Dự án thất bại thì nên nhìn lại khác gì dự án thành công?
Cấu trúc giống nhau, nhưng với dự án thất bại nên chờ thêm vài ngày để cảm xúc lắng xuống, và chú ý hơn tới việc tách điều trong tầm tay. Với dự án thành công, cần cẩn thận hơn để không coi mọi thứ mình làm đều đúng chỉ vì kết quả tốt.
Nhìn lại bao nhiêu dự án thì thấy được mẫu hình của mình?
Thường sau ba bốn lần nhìn lại có ghi chép, bạn bắt đầu thấy những điều lặp lại, ví dụ luôn kiệt sức ở cùng một giai đoạn hay luôn ngại cùng một loại cuộc trao đổi. Vì vậy nên giữ các ghi chép ở một chỗ để đọc lại cùng nhau.
Làm sao để nhìn lại khách quan khi chỉ có một mình?
Mang dữ kiện vào thay vì chỉ dựa vào trí nhớ, và thử tự hỏi: nếu một đồng nghiệp kể lại đúng câu chuyện này, mình sẽ nhận xét họ thế nào. Thường người ta khắt khe với bản thân hơn nhiều so với cách họ nhìn người khác.
Có cần nhìn lại những dự án nhỏ, ngắn ngày không?
Không cần đầy đủ. Với việc nhỏ, ba câu hỏi trong năm phút là đủ: điều gì đã ổn, điều gì chưa ổn, lần sau làm khác gì. Thói quen nhìn lại ngắn sau những việc nhỏ giúp buổi nhìn lại lớn sau dự án dài dễ dàng hơn nhiều.