Bạn hoàn toàn có thể tự làm một vòng phản hồi 360 độ cho riêng mình mà không cần công ty tổ chức: chọn sáu đến mười người ở nhiều phía của cuộc sống và công việc, gửi cho họ một bộ câu hỏi ngắn, giống nhau, rồi đọc kết quả để tìm những ý lặp lại. Mục đích không phải để được chấm điểm, mà để thấy mình hiện ra thế nào từ nhiều góc.
Phiên bản cá nhân khác bản doanh nghiệp ở chỗ bạn là người đặt câu hỏi, chọn người và giữ kết quả. Không gắn với lương thưởng, nên người góp ý dễ nói thật hơn, và bạn có thể hỏi cả những chuyện ngoài công việc như cách bạn làm bạn, làm con, làm hàng xóm.
Khác gì với đánh giá 360 độ của công ty
Đánh giá 360 độ trong doanh nghiệp thường do bộ phận nhân sự thiết kế, dùng thang điểm chuẩn cho mọi người, và đôi khi gắn với xét thưởng hoặc quy hoạch cán bộ. Khi kết quả ảnh hưởng tới quyền lợi, người góp ý có xu hướng chọn câu trả lời an toàn, còn người được đánh giá dễ đọc kết quả như một bản án.
Vòng phản hồi tự làm có ba khác biệt. Mục đích chỉ là học, không ai dùng kết quả để quyết định điều gì về bạn. Phạm vi do bạn chọn: bạn có thể hỏi về kỹ năng giao tiếp, cách giữ lời hứa, cách bạn phản ứng khi áp lực, những điều mà bản đánh giá công ty ít chạm tới. Người được hỏi trải rộng: ngoài đồng nghiệp còn có bạn bè, người thân, người từng làm dự án tình nguyện với bạn.
Đổi lại, bạn không có người điều phối trung lập, không có ngân hàng câu hỏi được kiểm định, và phải tự giữ bình tĩnh khi đọc những điều khó nghe. Vì vậy cần thiết kế cẩn thận ngay từ đầu, và chuẩn bị tinh thần rằng một vài ý sẽ làm bạn bất ngờ.
Nếu công ty bạn đã có đánh giá 360, phiên bản tự làm vẫn có ích như một lớp bổ sung: nó cho bạn thấy những khía cạnh mà bộ câu hỏi chung của tổ chức không hỏi.
Chọn người ở nhiều phía
Chữ “360 độ” nghĩa là lấy góc nhìn từ mọi phía quanh bạn. Danh sách dưới đây là gợi ý; bạn không cần đủ tất cả các nhóm, nhưng nên có ít nhất ba nhóm khác nhau.
| Nhóm | Số người gợi ý | Họ thấy được gì | Chọn ai |
|---|---|---|---|
| Cấp trên hoặc người hướng dẫn | 1–2 | Cách bạn nhận việc, báo cáo, xử lý vấn đề | Người làm việc gần bạn trong một năm qua |
| Đồng nghiệp ngang hàng | 2–3 | Phối hợp, chia sẻ thông tin, giữ hẹn | Người làm cùng dự án, kể cả người bạn ít hợp |
| Người bạn quản lý hoặc kèm cặp | 1–3 | Cách bạn giao việc, lắng nghe, ghi nhận | Chọn ngẫu nhiên nếu nhóm đông |
| Khách hàng, đối tác | 1–2 | Độ rõ ràng, tin cậy khi làm việc | Người đã làm việc với bạn nhiều lần |
| Bạn bè, người thân | 1–2 | Khuôn mẫu ngoài giờ làm, cách bạn ứng xử khi mệt | Người dám nói thật với bạn |
Một bẫy dễ mắc là chỉ chọn những người quý mình. Kết quả sẽ dễ chịu nhưng ít thông tin. Thử chọn ít nhất một người bạn biết là có góc nhìn khác, miễn là họ đủ thiện chí và đã quan sát bạn đủ lâu.
Báo trước cho từng người lý do bạn hỏi, và hỏi họ có sẵn lòng không. Một lời đề nghị lịch sự kèm hạn trả lời rõ ràng, chẳng hạn trong hai tuần, giúp tỉ lệ phản hồi cao hơn nhiều.
Bộ câu hỏi gợi ý: ngắn, mở, giống nhau cho mọi người
Bộ câu hỏi nên ngắn, khoảng năm đến bảy câu, để người được hỏi làm xong trong mười lăm phút. Dùng cùng bộ câu hỏi cho mọi người để so sánh được. Một số câu gợi ý:
- Ba từ bạn sẽ dùng để mô tả cách mình làm việc, hoặc cách mình cư xử, là gì? Vì sao?
- Điều mình làm tốt nhất, mà bạn mong mình tiếp tục giữ, là gì?
- Một điều mình nên bắt đầu làm, mà hiện chưa làm, là gì?
- Một điều mình nên bớt hoặc dừng lại là gì?
- Có lúc nào mình nói hoặc làm điều gì khiến bạn khó chịu hoặc khó làm việc cùng không? Nếu có, bạn nhớ tình huống nào?
- Khi áp lực, mình thường thay đổi thế nào?
- Nếu được nói thêm một điều mà bình thường bạn ngại nói, đó là gì?
Có thể thêm một hai câu theo chủ đề bạn đang tập trung, ví dụ “mình trình bày trong họp có dễ theo không?” nếu năm nay bạn muốn cải thiện kỹ năng nói. Tránh câu hỏi chấm điểm từ một đến mười; con số trông khách quan nhưng ít cho biết phải làm gì, và người đánh giá mỗi người hiểu thang điểm một kiểu.
Ẩn danh hay ghi tên: cân nhắc theo quan hệ
Ẩn danh giúp nói thật hơn. Với người dưới quyền bạn, hoặc người có quan hệ cần giữ gìn, ẩn danh làm giảm nỗi lo bị “nhớ mặt”. Bạn có thể dùng một biểu mẫu trực tuyến không thu tên, hoặc nhờ một người tin cậy gom câu trả lời rồi chuyển lại.
Ẩn danh trong nhóm nhỏ thường không thật sự ẩn danh. Nếu bạn chỉ hỏi ba người, cách viết và nội dung có thể làm lộ ai là ai. Nên báo trước điều này và cam kết không đoán, không truy hỏi.
Ghi tên giúp hỏi tiếp được. Khi biết ai viết, bạn có thể gặp lại để hỏi ví dụ cụ thể, điều rất có giá trị với những nhận xét khái quát. Với bạn bè, người thân, ghi tên thường tự nhiên hơn.
Có thể kết hợp. Phần trả lời viết để ẩn danh, sau đó mời ai sẵn lòng thì hẹn một buổi cà phê để nói thêm. Người muốn kín đáo vẫn được tôn trọng, người cởi mở có kênh trò chuyện.
Dù chọn cách nào, giữ lời hứa. Nếu hứa ẩn danh, đừng tìm cách đoán rồi đối xử khác với người bạn đoán. Một lần vi phạm là mất lòng tin cho mọi lần sau.
Tiến hành từng bước
Một vòng phản hồi gọn có thể làm trong khoảng ba đến bốn tuần:
- Tuần một: tự trả lời trước. Bạn tự viết câu trả lời cho chính bộ câu hỏi đó. Bản tự đánh giá này là mốc để so sánh sau.
- Gửi lời mời. Nhắn riêng từng người, giải thích mục đích, thời gian cần, hạn trả lời, ẩn danh hay không.
- Tuần hai và ba: nhắc nhẹ một lần. Không nhắc nhiều; ai không trả lời cũng là lựa chọn của họ.
- Gom kết quả vào một tài liệu. Xếp câu trả lời theo từng câu hỏi, không theo từng người, để thấy mẫu chung.
- Đọc lần một rồi để đó vài ngày. Lần đọc đầu thường nặng cảm xúc; đừng kết luận ngay.
- Đọc lần hai, đánh dấu ý lặp lại và so với bản tự đánh giá ở bước một.
- Chọn một đến hai điều để tập trung trong vài tháng tới, viết thành hành vi cụ thể.
Nếu có điều quá khó nghe, bạn có thể chia sẻ với một người tin cậy ngoài vòng phản hồi để có góc nhìn khách quan hơn, trước khi quyết định nên làm gì.
Khi viết điều muốn tập trung, dùng dạng “khi… thì mình sẽ…”: “khi nhận việc mới từ sếp, mình sẽ nhắc lại hạn chót và kết quả mong muốn trước khi rời phòng”. Câu có tình huống và hành động rõ ràng dễ nhớ và dễ kiểm hơn nhiều so với mục tiêu chung kiểu “giao tiếp tốt hơn”.
Đọc kết quả: tìm mẫu lặp, đừng săn câu nặng nhất
Khi đọc, mắt sẽ tự dừng ở câu tiêu cực nhất, và tâm trí sẽ cố đoán ai viết. Cả hai phản xạ đều không giúp bạn học. Thay vào đó, hãy tìm những ý xuất hiện ở từ hai nhóm người trở lên. Nếu đồng nghiệp và người thân cùng nói bạn “hay hứa rồi quên”, đó là khuôn mẫu theo bạn qua nhiều bối cảnh; nếu chỉ một người nói, có thể nó gắn với quan hệ riêng.
Tiếp theo, so với bản tự đánh giá. Những chỗ khớp cho bạn tự tin rằng mình nhìn mình khá đúng ở khía cạnh đó. Những chỗ lệch là phần đáng phản tư: bạn thấy mình “quyết đoán” trong khi người khác thấy “nóng vội”, có thể cùng một hành vi được đọc theo hai cách.
Đừng quên đọc phần điểm mạnh. Nhiều người lướt qua lời khen để lao vào phần cần sửa. Những điều người khác thấy bạn làm tốt chính là nguồn lực để bạn thay đổi những chỗ khác.
Ví dụ giả định: chị Mai, giáo viên ở Nghệ An, nhận về năm phản hồi, ba người nhắc chị “trả lời tin nhắn phụ huynh rất nhanh nhưng đôi khi cụt”. Chị không chọn trả lời chậm hơn, mà chọn thêm một câu ghi nhận ở đầu mỗi tin trả lời. Một thay đổi nhỏ, nhắm đúng vào mẫu lặp.
Cảm ơn và đóng vòng
Những người góp ý đã bỏ thời gian và chấp nhận rủi ro nói thật với bạn. Sau khi đọc xong, hãy gửi lời cảm ơn tới tất cả, kể cả người viết những điều khó nghe. Nếu muốn, chia sẻ ngắn gọn một hai điều bạn rút ra và định thử; không cần kể chi tiết, càng không nên giải thích hay phản bác từng ý.
Đóng vòng có hai tác dụng. Với người góp ý, họ biết lời mình có giá trị, nên lần sau sẵn lòng hơn. Với bạn, nói ra kế hoạch tạo thêm một chút cam kết, và người xung quanh có thể nhận ra, nhắc nhở hoặc ghi nhận khi thấy bạn thay đổi.
Sau ba đến sáu tháng, bạn có thể hỏi lại một vài người một câu duy nhất: “Gần đây bạn có thấy mình khác ở điểm đó không?”. Câu hỏi ngắn này giúp kiểm tra thay đổi có hiện ra từ bên ngoài, vì đôi khi ta cảm thấy mình đã đổi rất nhiều mà người khác chưa nhận ra, hoặc ngược lại.
Nhiều người làm vòng phản hồi này mỗi năm một lần, gắn với buổi nhìn lại cuối năm. Lưu lại tài liệu kết quả các năm, bạn sẽ có một bản ghi hiếm có về hành trình thay đổi của chính mình.
Câu hỏi thường gặp
Nên hỏi bao nhiêu người là đủ?
Sáu đến mười người là khoảng hợp lý cho một vòng cá nhân. Ít hơn thì khó thấy mẫu lặp, nhiều hơn thì bạn mất nhiều thời gian gom và đọc mà thông tin thêm không nhiều. Quan trọng hơn số lượng là sự đa dạng: người ở các vị trí và bối cảnh khác nhau.
Có nên dùng thang điểm từ một đến năm không?
Có thể thêm vài câu chấm điểm nếu bạn muốn so sánh theo thời gian, nhưng không nên chỉ dùng thang điểm. Con số không cho biết phải làm gì khác, và mỗi người hiểu mức điểm một kiểu. Câu hỏi mở kèm ví dụ cụ thể thường đem lại nhiều thông tin dùng được hơn.
Người thân góp ý thiên vị thì có giá trị không?
Người thân thường thiên về khen hoặc thiên về những chuyện gia đình, nhưng họ thấy bạn ở những lúc không ai khác thấy, như khi mệt hoặc khi căng thẳng. Đọc ý của họ như một góc nhìn, đối chiếu với các nhóm khác. Nếu một ý của người thân trùng với ý đồng nghiệp, đó là tín hiệu mạnh.
Đọc kết quả xong thấy buồn thì làm gì?
Buồn hoặc hụt hẫng sau khi đọc phản hồi là phản ứng phổ biến. Cho mình vài ngày, đọc lại phần điểm mạnh, và nói chuyện với một người tin cậy. Nếu cảm giác nặng nề kéo dài nhiều tuần, ảnh hưởng tới giấc ngủ và công việc, nên tìm tới chuyên gia tâm lý để được hỗ trợ.
Có nên chia sẻ kết quả với sếp không?
Không bắt buộc. Nếu quan hệ tin cậy, chia sẻ một vài điều bạn định cải thiện có thể giúp sếp hỗ trợ bạn, như giao cơ hội tập luyện phù hợp. Không cần chia sẻ toàn bộ, nhất là những ý từ bạn bè hay người thân không liên quan tới công việc.
Bao lâu nên làm lại một lần?
Mỗi năm một lần là nhịp phổ biến, đủ thời gian để bạn thử thay đổi và để người khác nhận ra. Giữa các vòng lớn, có thể hỏi ngắn một hai người về đúng điều bạn đang tập. Làm quá dày khiến người góp ý mệt và kết quả ít khác biệt.