Sau khi nhận góp ý, việc nên làm là ghi lại nguyên văn trong vòng một ngày, chọn một điều duy nhất để thử thay đổi, biến nó thành một thử nghiệm nhỏ có thời hạn, rồi báo lại cho người góp ý sau vài tuần. Bốn việc này biến lời nói thành thay đổi; thiếu chúng, phần lớn góp ý sẽ trôi đi sau vài ngày.
Nhiều người dồn sức vào khoảnh khắc nghe góp ý, cố giữ bình tĩnh, cảm ơn cho chu đáo, rồi dừng ở đó. Nhưng giá trị của phản hồi chỉ hiện ra khi nó đi vào hành động. Phần dưới bàn vì sao góp ý dễ rơi vào quên lãng và từng bước để điều đó không xảy ra.
Vì sao nhiều lời góp ý chẳng dẫn tới thay đổi
Năm 1996, Avraham Kluger và Angelo DeNisi công bố một phân tích tổng hợp lớn về tác động của phản hồi lên hiệu suất trên tạp chí Psychological Bulletin. Kết quả đáng chú ý: tính trung bình phản hồi có giúp cải thiện, nhưng trong hơn một phần ba số trường hợp, phản hồi lại làm hiệu suất kém đi. Một trong những giải thích họ đưa ra là khi phản hồi kéo sự chú ý về bản thân người nhận, như “mình có giỏi không”, thay vì về nhiệm vụ cụ thể, hiệu quả giảm.
Bài học cho đời thường: lời góp ý dễ thất bại khi ta xoáy vào câu hỏi về giá trị bản thân thay vì câu hỏi “lần sau làm khác điều gì”. Ngoài ra còn những lý do rất bình thường khác: ta quên chi tiết sau vài ngày, ta nhận quá nhiều góp ý cùng lúc nên không biết bắt đầu từ đâu, ta có ý định thay đổi nhưng không gắn vào tình huống cụ thể nên khi tình huống đến thì phản xạ cũ vẫn thắng.
Hiểu những lý do này, bạn có thể thiết kế bước sau góp ý để vượt qua chúng: ghi lại để không quên, chọn lọc để không quá tải, gắn vào tình huống để phản xạ mới có chỗ chen vào.
Cũng cần nói rõ giới hạn: phân tích của Kluger và DeNisi chủ yếu dựa trên các nghiên cứu về hiệu suất nhiệm vụ trong phòng thí nghiệm và nơi làm việc, không phải góp ý trong gia đình hay tình bạn. Nó không chứng minh rằng góp ý cá nhân thường có hại; nó nhắc rằng góp ý không tự động sinh ra tiến bộ, và cách ta xử lý sau đó quyết định nhiều.
Ghi lại trong vòng một ngày, càng gần nguyên văn càng tốt
Trí nhớ có xu hướng chỉnh sửa những điều khó nghe. Sau vài ngày, câu “em trình bày lan man, khách mất kiên nhẫn” có thể chỉ còn là “em trình bày hơi dài”, hoặc ngược lại phình thành “em trình bày dở tệ”. Cả hai phiên bản đều kém chính xác so với điều người kia đã nói.
Vì vậy, trong ngày nhận góp ý, ghi lại vào một chỗ cố định: ngày, người nói, bối cảnh, nguyên văn những câu chính, và những ví dụ cụ thể họ đưa ra. Ghi thêm cảm xúc của bạn lúc đó, nhưng tách riêng thành một dòng. Việc tách dữ kiện khỏi cảm xúc ngay trên giấy giúp bạn sau này đọc lại tỉnh táo hơn.
Nếu góp ý nhận qua tin nhắn hoặc thư, lưu lại vào cùng chỗ thay vì để lẫn trong hàng trăm tin nhắn khác. Cuốn sổ hoặc tệp góp ý này sẽ là nguồn liệu quý cho những buổi nhìn lại cuối tháng, cuối năm.
Đừng quên ghi cả những lời khen cụ thể. Chúng nhắc bạn về điểm mạnh cần giữ, và giúp cân bằng khi đọc lại những lời góp ý khó nghe vào một ngày tâm trạng không tốt.
Phân loại: thử ngay, theo dõi thêm, hay giữ nguyên có lý do
Sau một hai ngày, khi cảm xúc đã lắng, đọc lại từng lời góp ý và xếp vào một trong ba nhóm. Bảng dưới gợi ý tiêu chí:
| Nhóm | Khi nào xếp vào | Việc làm tiếp |
|---|---|---|
| Thử ngay | Góp ý cụ thể, bạn thấy hợp lý, thay đổi không tốn nhiều | Chọn một điều, thiết kế thử nghiệm nhỏ |
| Theo dõi thêm | Mới chỉ một người nói, hoặc bạn chưa chắc đúng | Quan sát mình, hỏi thêm một hai người |
| Giữ nguyên có lý do | Bạn đã cân nhắc, thấy cái giá thay đổi lớn hơn lợi ích, hoặc trái giá trị của mình | Ghi rõ lý do, có thể giải thích với người góp ý |
| Cần làm rõ | Góp ý mơ hồ, bạn không biết người kia muốn gì | Hẹn hỏi lại ví dụ cụ thể |
Nhóm “thử ngay” nên có chỉ một, cùng lắm hai điều. Thay đổi hành vi tốn sức chú ý; cố sửa năm điều cùng lúc thường dẫn tới không sửa được điều nào.
Nhóm “giữ nguyên có lý do” không có nghĩa là phớt lờ. Viết lý do ra giúp bạn phân biệt giữa một quyết định có cân nhắc và một phản ứng phòng thủ đội lốt quyết định.
Biến một góp ý thành thử nghiệm nhỏ
Thay vì hứa chung chung “mình sẽ cố gắng hơn”, thiết kế một thử nghiệm cụ thể. Cách làm:
- Đổi góp ý thành hành vi mong muốn. “Em hay ngắt lời” thành “mình đợi người khác nói hết câu rồi mới nói”.
- Gắn vào tình huống bằng câu “khi… thì…”. “Khi họp nhóm sáng thứ Hai và có ý muốn chen vào, mình sẽ ghi ý đó ra giấy trước.” Nghiên cứu về ý định thực hiện của Peter Gollwitzer cho thấy dạng kế hoạch gắn tình huống này giúp người ta làm theo ý định tốt hơn so với mục tiêu chung chung.
- Đặt thời hạn ngắn: hai đến bốn tuần. Đủ để thử, đủ ngắn để không thấy nặng nề.
- Chọn cách tự theo dõi đơn giản: mỗi tối đánh một dấu vào sổ nếu đã làm được, không cần phức tạp.
- Dự trù lúc trượt. Viết trước: “nếu lỡ ngắt lời, mình sẽ nói xin lỗi, mời người kia nói tiếp”. Trượt là một phần của thử nghiệm, không phải thất bại.
- Cuối thời hạn, nhìn lại: điều gì đã khác, điều gì khó, có nên tiếp tục, điều chỉnh hay chuyển sang góp ý khác.
Gọi là “thử nghiệm” giúp bạn nhẹ lòng hơn: bạn không cam kết thay đổi con người mình, chỉ thử một cách làm trong một thời gian. Kết quả nào cũng cho bạn thông tin.
Nhờ người khác làm gương soi
Thay đổi hành vi khó tự nhận ra từ bên trong. Bạn có thể cảm thấy mình đã bớt ngắt lời rất nhiều, trong khi người khác vẫn thấy như cũ; hoặc ngược lại, bạn thấy mình chưa làm được gì mà người xung quanh đã nhận ra khác biệt. Một người quan sát giúp kiểm tra điều này.
Cách đơn giản nhất là nhờ chính người đã góp ý, hoặc một đồng nghiệp hay người thân thường xuyên ở cạnh: “Mấy tuần tới mình đang tập đợi người khác nói hết mới nói. Nếu thấy mình lỡ ngắt lời, bạn ra hiệu nhẹ giúp mình được không?”. Tín hiệu có thể rất kín đáo, như chạm nhẹ vào bàn.
Người làm gương soi không phải người giám sát. Bạn nên nói rõ họ không cần nhắc thường xuyên, không cần báo cáo, chỉ cần cho bạn biết khi họ thấy rõ. Với nhiều người, việc có ai đó biết mình đang tập cũng tạo thêm một chút động lực.
Ví dụ giả định: chị Thu, quản lý cửa hàng ở Quảng Ninh, được góp ý là hay trả lời nhân viên bằng giọng gắt khi đông khách. Chị nhờ một nhân viên lâu năm ra hiệu khi thấy chị đang gắt. Tuần đầu bị nhắc nhiều lần, sang tuần thứ ba thì hiếm hơn, và chị bắt đầu tự nhận ra trước khi được nhắc.
Báo lại cho người góp ý: đóng vòng phản hồi
Bước này thường bị bỏ qua nhất, dù có giá trị lớn. Khi báo lại, bạn có thể làm những điều sau:
- Nhắc lại lời góp ý: “Hồi tháng trước anh góp ý em hay ngắt lời trong họp.”
- Nói điều bạn đã thử: “Mấy tuần nay em thử ghi ý ra giấy trước khi nói.”
- Hỏi người kia có thấy khác không: “Anh có thấy khác gì không? Còn chỗ nào em nên chỉnh?”
- Cảm ơn lần nữa: ngắn gọn, chân thành, cho họ thấy lời mình có tác dụng.
- Nếu bạn chọn không thay đổi, vẫn có thể báo lại: “Em đã nghĩ kỹ về góp ý của chị, em vẫn giữ cách cũ vì lý do này, nhưng em sẽ báo trước cho mọi người.”
Đóng vòng giúp người góp ý thấy lời mình được coi trọng, nên lần sau họ sẵn lòng nói thật hơn. Nó cũng cho bạn thêm một lượt kiểm tra từ bên ngoài, và biến góp ý từ một lần nói chuyện thành một quá trình hai người cùng tham gia.
Thời điểm báo lại hợp lý là khi thử nghiệm đã chạy được vài tuần, đủ để có điều gì đó để kể. Báo quá sớm, bạn chưa có gì ngoài ý định; để quá lâu, cả hai đã quên bối cảnh. Một tin nhắn ngắn hay vài phút trò chuyện sau buổi họp là đủ, không cần hẹn riêng trang trọng.
Khi đã thử mà vẫn chưa đổi được
Có những thói quen bám rễ sâu, thử một hai lần chưa đổi được. Đây là lúc dễ rơi vào tự trách: “mình đúng là không thay đổi nổi”. Thay vì vậy, nhìn lại thử nghiệm như một nhà nghiên cứu nhìn một thí nghiệm chưa thành: tình huống có quá khó không, hành vi mới có quá lớn không, có điều gì trong hoàn cảnh cản trở không.
Thường câu trả lời là bước quá lớn. Nếu “không bao giờ ngắt lời” quá khó, thử “không ngắt lời trong mười phút đầu buổi họp”. Nếu “trả lời nhẹ nhàng mọi lúc” quá khó, thử “hít một hơi trước khi trả lời khi đang đông khách”. Thu nhỏ bước đi thường hiệu quả hơn tăng quyết tâm.
Cũng có khi bạn nhận ra góp ý ấy không hợp với mình sau khi đã thử nghiêm túc. Đó là một kết luận hợp lệ, khác hẳn với việc bác bỏ ngay từ đầu. Ghi lại để lần sau nghe ý tương tự bạn biết mình đã thử thế nào.
Nếu khó khăn trong việc thay đổi gắn với những cảm xúc nặng nề, như lo âu thường trực, cáu giận khó kiểm soát hay buồn bã kéo dài, nói chuyện với chuyên gia tâm lý có thể giúp bạn hiểu điều gì nằm bên dưới hành vi.
Câu hỏi thường gặp
Nhận nhiều góp ý cùng lúc thì nên bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu từ góp ý được nhiều người nhắc nhất, hoặc góp ý có tác động lớn nhất tới công việc và quan hệ quan trọng của bạn. Chỉ chọn một điều cho vài tuần đầu. Những góp ý khác ghi lại vào sổ, xem lại sau khi thử nghiệm đầu tiên kết thúc.
Bao lâu thì một thay đổi hành vi thành thói quen?
Không có con số chung cho mọi người. Các nghiên cứu về hình thành thói quen cho thấy thời gian thay đổi rất khác nhau tuỳ hành vi và tuỳ người, từ vài tuần đến vài tháng. Thay vì đặt mốc cố định, hãy theo dõi mức độ bạn phải cố gắng: khi hành vi mới diễn ra mà không cần nhắc mình, nó đã gần thành thói quen.
Có cần báo lại nếu người góp ý là cấp trên không?
Nên. Với cấp trên, báo lại ngắn gọn cho thấy bạn tiếp nhận nghiêm túc và chủ động. Có thể lồng vào buổi trao đổi định kỳ: nhắc lại góp ý, điều đã thử, hỏi họ có thấy khác không. Tránh biến thành báo cáo dài hay xin khen.
Nếu người góp ý đã quên mất điều họ nói thì sao?
Chuyện này khá thường gặp. Bạn nhắc lại ngắn gọn bối cảnh và nội dung, rồi hỏi cảm nhận hiện tại của họ. Việc họ quên không làm giảm giá trị thay đổi của bạn; ngược lại, lời báo lại có thể khiến họ ấn tượng vì bạn đã coi trọng điều họ nói.
Thử nghiệm thay đổi có nên công khai với mọi người không?
Không cần công khai rộng. Nói với một vài người liên quan, đặc biệt người làm gương soi và người đã góp ý, là đủ. Công khai quá rộng có thể tạo áp lực không cần thiết và khiến bạn ngại khi lỡ trượt.
Làm sao để không biến việc sửa mình thành tự hành hạ?
Giữ thử nghiệm nhỏ, có thời hạn, và coi lúc trượt là dữ liệu chứ không phải bằng chứng mình kém. Ghi lại cả những tiến bộ nhỏ. Nếu thấy mình liên tục tự chỉ trích nặng nề, hãy tạm dừng, nói chuyện với người tin cậy, và nhớ rằng mục tiêu là làm tốt hơn, không phải trở nên hoàn hảo.