Nhật ký công việc là sổ ghi chép cá nhân về công việc của chính bạn: việc gì đã xong và kết quả ra sao, tiến bộ nhỏ nào vừa đạt, trở ngại gì đang gặp, điều gì học được, ai đã góp ý hay giúp đỡ. Nó khác sổ việc cần làm ở chỗ nhìn về phía đã làm chứ không phải sắp làm, và khác báo cáo gửi cấp trên ở chỗ chỉ dành cho bạn đọc.
Lý do đáng giữ một cuốn như vậy rất thực tế: trí nhớ về công việc phai nhanh và lệch về những tuần gần nhất. Đến lúc tự đánh giá cuối năm, chuẩn bị đàm phán lương hay cập nhật hồ sơ, phần lớn người đi làm không nhớ nổi mình đã làm gì vào tháng Ba. Phần dưới đây trình bày năm loại dòng đáng ghi, mẫu ghi trong ba phút, cách dùng nhật ký khi tự đánh giá, cách dùng cho người mới vào nghề, và những ranh giới cần giữ.
Nhật ký công việc khác sổ việc cần làm ở đâu
Sổ việc cần làm là công cụ điều phối: nó nói hôm nay làm gì, việc nào trước, việc nào sau. Khi việc xong, nó bị gạch đi và biến mất. Nhật ký công việc giữ lại chính những thứ bị gạch đó, kèm thêm thông tin sổ việc cần làm không có: việc ấy khó hay dễ hơn dự tính, kết quả có như mong muốn không, mình đã học được gì khi làm.
Nó cũng khác những bản ghi chép công việc mà công ty yêu cầu, như báo cáo tuần hay nhật ký dự án chung. Những bản đó viết cho người khác đọc, nên thường chỉ ghi kết quả tích cực và theo khuôn mẫu. Nhật ký cá nhân cho phép bạn ghi cả những việc chưa thành, những lần lúng túng, những thắc mắc chưa dám hỏi, tức là đúng những thứ chứa bài học.
Nếu bạn đã viết nhật ký phản tư, nhật ký công việc có thể là một phần trong đó; nếu chưa, đây là cách bắt đầu dễ nhất cho người đi làm, vì chất liệu có sẵn mỗi ngày và không đòi hỏi phải viết về cảm xúc. Nhiều người bắt đầu bằng việc ghi công việc, rồi dần dần tự thêm vào những dòng suy nghĩ.
Vì sao trí nhớ không đủ khi nhìn lại công việc
Khi được hỏi "năm nay bạn đã làm được gì", phần lớn chúng ta nhớ rõ nhất những việc của một, hai tháng gần đây và vài sự kiện nổi bật, thường là những lần rất thành công hoặc rất tệ. Những tiến bộ đều đặn, những việc âm thầm giữ cho mọi thứ chạy, hầu như không được nhớ tới. Đây là biểu hiện của hiệu ứng gần đây và của việc trí nhớ ưu tiên những gì gây cảm xúc mạnh. Kết quả là bản tự đánh giá vừa thiếu vừa lệch.
Có một lý do khác, ít hiển nhiên hơn. Teresa Amabile và Steven Kramer, trong cuốn The Progress Principle (2011), phân tích khoảng mười hai nghìn bản nhật ký hằng ngày do hơn hai trăm nhân viên ở nhiều công ty ghi lại. Một phát hiện chính của họ là trong những ngày người lao động cảm thấy tích cực và có động lực nhất, yếu tố nổi bật là cảm giác đạt được tiến bộ trong công việc có ý nghĩa, kể cả tiến bộ nhỏ. Nhưng nếu không ghi lại, những tiến bộ nhỏ đó trôi qua mà người làm không nhận ra.
Nói cách khác, nhật ký công việc làm hai việc cùng lúc. Nó là kho dữ liệu chính xác hơn trí nhớ khi cần nhìn lại, và nó là cách làm cho tiến bộ hằng ngày trở nên nhìn thấy được, điều có ảnh hưởng tới động lực làm việc.
Năm loại dòng đáng ghi
Việc đã xong và kết quả. Không chỉ "hoàn thành báo cáo tháng" mà "hoàn thành báo cáo tháng, phát hiện lệch số tồn kho ở chi nhánh Cần Thơ, đã báo kế toán". Kết quả cụ thể là thứ bạn sẽ cần khi tự đánh giá. Nếu có con số đo được, ghi luôn.
Tiến bộ nhỏ. Lần đầu tự chạy được một truy vấn dữ liệu, lần đầu chủ trì cuộc họp với khách hàng, viết email tiếng Anh nhanh hơn tuần trước. Những dòng này dễ bị coi là không đáng ghi, nhưng chính chúng cho thấy bạn đang lớn lên trong nghề.
Trở ngại. Việc gì bị kẹt, vì sao: chờ phê duyệt, thiếu thông tin, công cụ lỗi, mình chưa biết cách làm. Ghi đều trở ngại giúp bạn nhận ra mẫu lặp lại, ví dụ tuần nào cũng mất nửa ngày chờ cùng một bộ phận, và có bằng chứng cụ thể khi đề xuất thay đổi.
Điều học được. Một mẹo kỹ thuật, một cách nói chuyện với khách hàng khó tính, một quy định mới của ngành. Viết thành một câu đủ rõ để sáu tháng sau đọc vẫn hiểu. Đây là phần biến nhật ký công việc thành kho kiến thức nghề riêng.
Phản hồi và sự giúp đỡ. Ai đã khen hay góp ý điều gì, ai đã giúp bạn gỡ việc gì. Dòng này vừa nhắc bạn cảm ơn, vừa là bằng chứng khi cần dẫn nhận xét của người khác về công việc của mình, vừa cho bạn biết mạng lưới hỗ trợ thật sự của mình gồm những ai.
Mẫu ghi một ngày trong ba phút
Để giữ được lâu, nhật ký công việc phải nhanh. Mẫu dưới đây có năm dòng tương ứng năm loại trên, mỗi dòng một câu. Ví dụ điền là giả định, của một nhân viên phân tích dữ liệu.
| Dòng | Ví dụ giả định | Ghi chú |
|---|---|---|
| Xong | Gửi bảng doanh số quý cho phòng kinh doanh, sớm một ngày | Ghi kết quả, không chỉ tên việc |
| Tiến bộ | Tự viết được công thức gộp dữ liệu ba nguồn, không phải hỏi anh Minh | Viết cả khi thấy nhỏ |
| Kẹt | Chưa có quyền truy cập dữ liệu kho, chờ bộ phận công nghệ từ thứ Hai | Ghi ngày bắt đầu kẹt để biết đã chờ bao lâu |
| Học | Khi gộp dữ liệu nhiều nguồn, kiểm định dạng ngày trước, lỗi hay nằm ở đó | Viết thành câu dùng được về sau |
| Người | Chị Lan bên kinh doanh khen bảng dễ đọc, gợi ý thêm cột so cùng kỳ | Ghi cả lời khen lẫn góp ý |
Không phải ngày nào cũng có đủ năm dòng. Ngày chỉ có họp và trả lời email, có thể chỉ ghi được dòng "xong" và "kẹt". Điều quan trọng là không bỏ trống cả ngày, vì một ngày trống trong nhật ký sau này sẽ thành một ngày không ai nhớ.
Chỗ ghi tốt nhất là nơi bạn thấy mỗi cuối ngày làm việc: trang cuối cuốn sổ họp, một tệp ghi chú riêng trên máy, hay một cuốn sổ nhỏ để cạnh bàn phím. Tên người trong ví dụ là giả định; trong nhật ký thật, hãy cân nhắc viết tắt.
Dùng nhật ký khi tự đánh giá cuối năm
Đây là lúc nhật ký công việc phát huy rõ nhất. Thay vì ngồi cố nhớ, bạn đọc lại và tổng hợp. Các bước dưới đây dành cho việc chuẩn bị cá nhân; quy trình đánh giá của mỗi công ty sẽ khác nhau.
- Đọc lại cả năm trong một buổi, đánh dấu những dòng "xong" có kết quả rõ ràng và những dòng "tiến bộ" cho thấy bạn đã làm được điều trước đây chưa làm được.
- Gom theo mục tiêu mà bạn và cấp trên đã thống nhất đầu năm. Mỗi mục tiêu tìm hai, ba bằng chứng cụ thể từ nhật ký.
- Xem lại các dòng "kẹt" để tìm trở ngại lặp lại. Đây là chất liệu để đề xuất thay đổi điều kiện làm việc năm sau, dựa trên dữ kiện chứ không phải cảm nhận.
- Tổng hợp các dòng "học" thành vài kỹ năng bạn đã phát triển. Chúng thường cho thấy hướng đi nghề nghiệp rõ hơn bạn nghĩ.
- Trích những phản hồi tích cực có tên người và thời điểm, nếu quy trình đánh giá cho phép dẫn nhận xét của đồng nghiệp.
- Viết một đoạn ngắn về điều chưa làm tốt, cũng dựa trên nhật ký. Tự nêu ra trước kèm hướng cải thiện thường tạo ấn tượng tốt hơn là đợi người khác chỉ ra.
Nhiều người ngạc nhiên khi đọc lại một năm nhật ký: họ đã làm nhiều hơn những gì họ nhớ, và cũng có những việc từng rất căng thẳng mà giờ đã quên hẳn. Cả hai phát hiện đều đáng giá.
Nhật ký nghề cho người mới vào nghề hoặc chuyển ngành
Với người mới đi làm hay vừa chuyển sang ngành khác, nhật ký công việc còn có thêm một vai trò: nó là cuốn sổ tay học nghề. Những tháng đầu, mọi thứ đều mới, từ thuật ngữ, cách làm việc với các bộ phận tới những quy ước không ai viết ra. Ghi lại mỗi ngày một hai điều mới học giúp bạn khỏi phải hỏi lại cùng một câu, và sau ba tháng, bạn có một tài liệu hướng dẫn riêng có lẽ còn sát thực tế hơn tài liệu chính thức của công ty.
Phần "kẹt" trong giai đoạn này cũng rất quan trọng. Người mới thường ngại hỏi, và những thắc mắc tích tụ thành cảm giác mình chậm, mình kém. Viết thắc mắc ra giấy làm hai việc: nó cho thấy phần lớn thắc mắc là chuyện bình thường của người mới, và nó giúp bạn gom các câu hỏi lại để hỏi người hướng dẫn một lần trong buổi trao đổi, thay vì làm phiền họ nhiều lần hoặc không dám hỏi gì.
Sau khoảng sáu tháng, đọc lại những trang đầu thường là một trải nghiệm khích lệ: những điều từng khiến bạn lúng túng giờ đã thành phản xạ. Đây là bằng chứng cụ thể nhất về tiến bộ, rõ hơn bất kỳ lời khen nào, và nó đặc biệt có ích vào những ngày bạn nghi ngờ quyết định chuyển ngành của mình.
Ranh giới cần giữ
Vì nhật ký công việc chứa thông tin về công ty và đồng nghiệp, nó cần được giữ cẩn thận hơn một cuốn nhật ký thuần cá nhân.
- Thông tin mật của công ty: không chép số liệu tài chính chưa công bố, thông tin khách hàng, mật khẩu, bí mật kinh doanh vào sổ riêng, nhất là sổ mang ra khỏi văn phòng hay ứng dụng cá nhân trên điện thoại. Ghi ở mức "đã hoàn thành phân tích cho khách hàng lớn ở mảng bán lẻ" là đủ để bạn nhớ.
- Quy định nội bộ: nhiều công ty có quy định về việc lưu thông tin công việc ngoài hệ thống. Kiểm tra trước khi chọn nơi lưu nhật ký.
- Viết về đồng nghiệp: ghi sự việc và hành vi cụ thể, tránh nhận xét xúc phạm hay suy đoán về đời tư. Nếu cuốn sổ bị người khác đọc thấy, những dòng như vậy có thể gây hậu quả cho bạn.
- Khi có tranh chấp: nếu bạn đang gặp vấn đề nghiêm trọng ở chỗ làm, như bị đối xử không công bằng, việc ghi chép sự việc có ngày giờ có thể hữu ích, nhưng nên hỏi ý kiến người có chuyên môn pháp lý hoặc công đoàn về cách lưu giữ phù hợp, thay vì chỉ dựa vào nhật ký cá nhân.
- Khi nghỉ việc: xem lại sổ, bỏ những gì thuộc về công ty, chỉ giữ phần bài học và tiến bộ của bạn.
Giữ những ranh giới này không làm nhật ký kém hữu ích; phần giá trị nhất của nó, tức bài học và tiến bộ của chính bạn, hầu như không bao giờ cần đến thông tin mật.
Câu hỏi thường gặp
Nên ghi nhật ký công việc vào cuối ngày hay ngay khi làm xong việc?
Cuối ngày là phổ biến nhất vì gom được cả ngày trong ba phút. Nhưng nếu ngày làm việc của bạn dồn dập, ghi vài chữ ngay sau mỗi việc quan trọng rồi bổ sung cuối ngày sẽ đầy đủ hơn. Điều quan trọng là có một thời điểm cố định để không quên.
Nhật ký công việc có thay thế được báo cáo tuần không?
Không thay thế, nhưng giúp viết báo cáo nhanh hơn nhiều. Báo cáo tuần viết cho người khác theo yêu cầu của công ty; nhật ký là dữ liệu thô của bạn. Khi có nhật ký, việc viết báo cáo chỉ còn là chọn lọc và trình bày lại những dòng phù hợp.
Làm việc tự do hoặc kinh doanh riêng thì có cần nhật ký công việc không?
Càng cần, vì không có ai đánh giá định kỳ giúp bạn nhìn lại. Nhật ký giúp người làm tự do thấy loại dự án nào hiệu quả, khách hàng nào tốn nhiều công, mình đã phát triển kỹ năng gì để điều chỉnh giá và hướng nhận việc.
Có nên ghi cảm xúc vào nhật ký công việc không?
Có thể, nếu bạn muốn, nhưng không bắt buộc. Một dòng ngắn như "hôm nay mệt vì ba cuộc họp liền" giúp sau này hiểu vì sao một tuần năng suất thấp. Với những chuyện cảm xúc lớn ở chỗ làm, viết riêng trong nhật ký phản tư sẽ phù hợp hơn.
Ghi trên giấy hay trên máy tính công ty?
Tránh lưu nhật ký cá nhân chỉ trên máy tính công ty, vì khi nghỉ việc bạn có thể mất quyền truy cập, và công ty có thể có quyền xem dữ liệu trên thiết bị của họ. Sổ giấy hoặc ứng dụng cá nhân là lựa chọn phổ biến, miễn là không chứa thông tin mật.
Đọc lại nhật ký công việc bao lâu một lần?
Đọc lướt mỗi cuối tháng để thấy tiến bộ và trở ngại lặp lại; đọc kỹ mỗi quý hoặc trước kỳ đánh giá. Lần đọc cuối tháng chỉ cần mười phút, nhưng đủ để bạn điều chỉnh sớm thay vì đợi tới cuối năm mới phát hiện vấn đề.